Como Organizar sua Festa

Veja abaixo as etapas básicas a serem cumpridas para a realização de uma festa ou evento com sucesso:

1. Planejamento da festa
2. Faça a lista dos convidados
3. Defina a data e horário levando em conta os próximos fatores
4. Defina o local da festa
5. Escolha o tema da festa
6. Alimentação
7. Lazer na Festa
8. Planejamento do roteiro da festa

Planejamento da festa

O primeiro passo é o de planejar a festa. Sente-se com o Anfitrião responsável e descubra que tipo de festa gostaria de alcançar. Então verifique se seu orçamento, criatividade e energia comportam este desafio. Se a resposta for não, faça uma adaptação na idéia para alguma idéia possível.

Eleja uma pessoa como ajudante na organização. Desde o início da organização da festa, você deve ter uma pessoa de sua confiança participando da organização pois você não conseguirá fazer tudo sem ajuda.

Faça a lista dos convidados

Considere conforme a possibilidade de virem algumas pessoas a mais como amigos, parentes e até babás. Veja abaixo as características conforme sua escolha de data e horário. 
Após ter feito a lista considere que aproximadamente 15% das pessoas deixarão de vir.
 
Defina a data e horário levando em conta os seguintes fatores

- Festa de Fim de Semana

As festas de final de semana geralmente geram um maior número de pessoas, pois quando o convidado tem irmãos, os mesmos provavelmente virão.

- Festas durante a Semana

Durante a semana isto é mais difícil de ocorrer, pois o irmão(ã) muitas vezes tem outras atividades ou a criança convidada pega carona com algum colega da escola além de que os pais geralmente trabalham e então não comparecem a festa. O número de pessoas presentes na festa é menor, pois realmente vem os convidados “oficiais”, é sempre adequado que se faça uma lista de confirmações.

- Festa Direto da Escola (Infantil)

As festas que acontecem saindo direto da escola são as mais econômicas. Os pais da criança aniversariante devem organizar o transporte para o local da festa com total segurança, geram a necessidade de se oferecer o almoço ao invés de salgadinhos mas proporcionam uma festa mais econômica pois o número de convidados se restringe as crianças sem a presença dos pais, babá ou irmãos.

Este tipo de festa é recomendado a partir dos 5 anos de idade. Caso a festa seja feita num Buffet Infantil, geralmente o custo é menor que em outros horários e a duração da festa também é menor.

Defina o local da festa

Se você não deseja fazer a festa num buffet já montado, que possui seu salão próprio já adequado ao evento que se vai realizar, é importante definir o local com pelo menos 4 meses de antecedência.

Antes de escolher o local, visite o mesmo e veja tudo o que ele tem a oferecer pensando na idade dos Convidados, facilidade de acesso a sanitários e a segurança global do local. Não se impressione pelo que existe no local em termos de beleza e arquitetura, pois as vezes deixamos de ver com este deslumbramento itens importantes principalmente os relacionados a cozinha, energia, horário de funcionamento, vizinhança e segurança.

Além da estrutura do local, é interessante que o mesmo esteja num local de fácil acesso, de preferência próximo da região onde predomina os convidados e do Anfitrião propriamente dito.

Caso a festa aconteça direto da escola (infantil), esta preocupação pode ser menor pois você terá que oferecer o transporte para o local.

Se você pretende fazer a festa em casa, além de verificar a disponibilidade de data se for utilizar o salão do prédio, você deverá ter muito mais trabalho pela frente, o que tornará a festa gratificante para quem organizou. As vantagens da festa em casa são a de tornar o evento exatamente do seu gosto, caso você não pretenda oferecer uma super estrutura o custo será menor, o horário da festa é mais flexível mas gerará muito mais trabalho de quem organiza.

Escolha o tema da festa (Infantil)

O tema deve estar relacionado com a idade do aniversariante. Além disso é necessário verificar se o personagem escolhido está disponível pois as vezes trata-se de um tema novo que ainda não oferece opções no mercado.

Alimentação (Infantil)

Conforme citado na etapa de data e horário, a alimentação deve ser definida de acordo com o horário da festa.

Se você optar por um buffet infantil, você deverá apenas definir o cardápio não se preocupando com as quantidades.

O bolo e os docinhos são componentes de destaque da festa. Além de gostosos, devem ser bonitos e/ou criativos. Existem muitas pessoas que fazem docinhos modelados com os personagens do tema da festa. Da mesma forma, o bolo pode ser feito com formato ou até foto relacionado ao tema.

Diversão na Festa (infantil)

O tipo de diversão está diretamente relacionado com a  idade dos convidados.
Para a contratação de teatrinho, mágicos, palhaços e/ou equipe de recreação que farão jogos e brincadeiras, deve haver uma preocupação com a idade do aniversariante e com a média das idades dos convidados.

Se você optar por uma atração, verifique a possibilidade de relacionar a atração ao tema da festa. No caso de equipe de recreação, também é possível planejar brincadeiras relacionadas a estória do tema da festa.

Diversão na Festa (Adulto)

Se você optar por uma atração, verifique a possibilidade de relacionar a atração ao tema da festa, se optar por música ao vivo, atenção ao contrato com os músicos sobre o tempo que está determinado como apresentação, muitas vezes é necessário se contratar um conjunto e um Dj’s para atender a todo o horário da festa.

Se a intenção é a de contratar dançarinos ou animadores profissionais, tenha a mesma atenção colocada aos músicos pois estes ‘ARTISTAS” também possuem tempo de apresentação.

Se for necessário a contratação de um Mestre de Cerimônias, busque um que tenha experiência comprovada para evitar gafes desnecessárias durante a apresentação desejada.

Contratação do SOM

Ao se contratar um ‘SOM”, leve em consideração que existem diversas possibilidades deste profissional, sendo que pode-se contratar:

·          Um equipamento sem operador, aí terá de dispor de alguém para trocar os Cd’s durante a festa e se responsabilizar pelo equipamento, neste caso o equipamento é montado no local, testado e após o evento ou quando combinado com o contratante novamente testado e retirado do local.

·          Pode-se optar por contratar o equipamento com um operador de áudio, neste caso o som é montado, testado, operado por  um responsável, desmontado e retirado após o evento, ficando este operador a disposição por todo o evento manuseando músicas em cd’s ou computador.

·          A opção de um Dj’s, é o mais aconselhado caso a opção seja por uma pista de dança juntamente com a sonorização, pois neste caso além da montagem, desmontagem do equipamento, se tem a disposição já uma seleção previa de músicas organizada pelo anfitrião e a disposição um animador para a pista de dança e cerimonial.

Planejamento do roteiro da festa (infantil)

Uma festa dura em média 4 horas. Considere que quase ninguém chega no horário marcado, exceto nos casos de festa direto da escola.

A primeira etapa é a das brincadeiras se houverem monitores e/ou disponibilização dos brinquedos( pula pula, piscina de bolinhas, cama elástica, etc). A próxima etapa seria a da apresentação do teatrinho ou qualquer outra atração contratada. Em seguida vem a etapa do Parabéns.
Depois desta etapa, os convidados começam a se despedir e ai não pode faltar a entrega da lembrancinha e também do agradecimento pela presença.

Planejamento do roteiro da festa (Casamento)

A primeira etapa é a recepção dos convidados e os cumprimentos, em seguida a confraternização com os Padrinhos e Madrinhas, fotos nas mesas com os convidados, defronte a decoração, defronte o bolo, com Padrinhos e Madrinhas, enfim o cerimonial de registro de fotos e filmagem.

A seqüência se inicia a pista de dança se houver, com parada para homenagens a familiares, cortar o bolo, jogar o Bouquet, dançar a valsa e as brincadeiras que porventura estiverem sido combinadas com o Dj’s ou contratados pela animação.

Dê especial atenção ao Cerimonial pois é ele que dará um andamento gracioso ao casamento e fará os convidados ficarem á vontade e animados.

Planejamento do roteiro da festa (Debutantes)

A primeira etapa é a recepção dos convidados e os cumprimentos, em seguida se inicia o cerimonial que pode ser simples ou extremamente complexo, de acordo com o anfitrião, numa festa de debutantes, o Cerimonial é extremamente importante e pontual e deve ter a atenção ao seu desenvolvimento por um profissional que tenha a habilidade de integrar a Cerimonial da Festa com o operador de áudio ou Dj’s para não existirem furos e “silêncios” durante a festa.